UEA invullen: stap voor stap door het Europese formulier

Wie voor het eerst op een Europese aanbesteding inschrijft, loopt vaak vast op één document: het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, kortweg UEA. Het is een standaardformulier waarmee u verklaart dat u niet onder de uitsluitingsgronden valt en dat u geschikt bent voor de opdracht. Het ziet er afschrikwekkend uit, maar het is vooral een kwestie van weten welke delen voor u gelden en welke gegevens u vooraf klaar moet hebben.

Waar het UEA voor dient

Bij een Europese procedure wil de aanbestedende dienst eerst weten of u mag meedoen, voordat hij uw plan of prijs beoordeelt. Het UEA is daarvoor een eigen verklaring op hoofdlijnen. U hoeft op dat moment nog niet alle bewijsstukken mee te sturen, zoals een uittreksel uit het Handelsregister of verklaringen van de Belastingdienst. Alleen de partij aan wie de opdracht wordt gegund, moet die bewijsstukken daarna overleggen, als de inkoper erom vraagt. Dat scheelt een kleine inschrijver veel werk bij elke inschrijving.

Bij nationale procedures, onder de Europese drempel, gebruikt de inkoper in plaats daarvan meestal de Eigen verklaring. Dat is een eenvoudiger formulier met dezelfde strekking. Welke drempel waarvoor geldt, leest u in ons artikel over de Europese drempelbedragen.

Het formulier bestaat al jaren in dezelfde vorm. De inkoper vermeldt in de aanbestedingsstukken welke versie hij gebruikt en of u het als PDF invult of via een module op het inschrijfplatform. Volg altijd wat in de stukken staat. Controleer ook of u de actuele versie van het formulier hebt, want een verouderd bestand kan tot ongeldigheid leiden.

De zes delen op een rij

Het UEA kent zes delen. U loopt ze van boven naar beneden door, en een deel is soms al voor u ingevuld of grijs omdat het niet van toepassing is.

Deel I gaat over de procedure en de aanbestedende dienst. Dit vult de inkoper meestal zelf in, vaak met de naam van de opdracht en het kenmerk uit de aankondiging. Deel II gaat over u: bedrijfsnaam, KvK-nummer, adres, contactpersoon en of u een kleine of middelgrote onderneming bent. Hier geeft u ook aan of u in een combinatie inschrijft, of u een beroep doet op de draagkracht van een andere onderneming, en of u onderaannemers inzet.

Deel III bevat de uitsluitingsgronden. Het gaat over strafrechtelijke veroordelingen voor bijvoorbeeld deelname aan een criminele organisatie, omkoping of witwassen. Het gaat ook over het niet betalen van belastingen of sociale premies, over faillissement en surseance van betaling, en over ernstige beroepsfouten of belangenconflicten. Er is ook een onderdeel voor nationale uitsluitingsgronden. Deel IV bevat de geschiktheidseisen: omzet, referenties, certificaten en technische capaciteit. Deel V gaat over het beperken van het aantal gegadigden en geldt alleen als de inkoper in een niet-openbare procedure een selectie maakt. Deel VI is de slotverklaring, waarin u bevestigt dat alles naar waarheid is ingevuld en dat u de bewijsstukken kunt overleggen.

Zo pakt u het in de praktijk aan

Begin met de aanbestedingsstukken, niet met het formulier. Lees eerst welke eisen de inkoper stelt, zodat u in deel IV weet wat u moet invullen. Hoe u de stukken leest, staat in ons artikel over het bestek lezen. Zoek de eis op omzet en referenties op en noteer die naast het formulier. Zo voorkomt u dat u iets meldt wat niet gevraagd wordt, of juist iets vergeet.

Verzamel daarna de gegevens die u in elke inschrijving nodig hebt: KvK-nummer, btw-nummer, aantal medewerkers, omzet van de afgelopen jaren en referentieprojecten met opdrachtgever, bedrag en periode. Bewaar ze in één document. Het tweede UEA kost u dan een kwartier in plaats van een middag.

Vul de uitsluitingsgronden in deel III met zorg in. U beantwoordt veel vragen met ja of nee, en een onjuist antwoord is een groter risico dan een lastig antwoord. Als iets in uw verleden mogelijk onder een uitsluitingsgrond valt, bijvoorbeeld een oude belastingschuld die inmiddels is betaald, zoek dan uit hoe de inkoper hiermee omgaat en leg uit welke maatregelen u hebt genomen. Een eerlijk antwoord met uitleg verslaat een onjuist antwoord, want een onjuiste verklaring kan leiden tot uitsluiting.

Let op bij samenwerking. In een combinatie vult elke partner een eigen UEA in. Dat geldt ook voor een onderneming op wier draagkracht u zich beroept, bijvoorbeeld als u een referentie of omzet van een partner gebruikt. Onderaannemers die u vermeldt, moeten in de regel ook hun gegevens kunnen aanleveren. Spreek dit dus af voordat u het formulier invult, en niet een dag voor de sluiting.

Fouten die u uitsluiten

De meeste uitval komt niet door een veroordeling of faillissement, maar door formele fouten. Een deel dat leeg blijft terwijl het van toepassing is, een formulier dat niet is ondertekend of beveiligd, en een omzet die niet overeenkomt met uw jaarrekening: het zijn gewone vergissingen. Sommige inkopers laten herstel van een gebrek toe, anderen niet. Reken er niet op.

Een tweede valkuil is een verkeerde versie van het bestand. Een PDF die u in een browser opent, werkt vaak niet goed: keuzevakjes en het grijs worden van irrelevante velden functioneren dan niet. Open het formulier in Acrobat Reader of gebruik de module van het platform, en lees nadat u klaar bent het hele document nog één keer door.

Een derde punt is de deadline. Het UEA hoort bij de inschrijving of aanmelding en moet dus voor de sluitingsdatum binnen zijn, samen met de rest van uw stukken. Een inschrijving die te laat binnenkomt, wordt niet beoordeeld.

Zo houdt u het werk beheersbaar

Eén keer goed invullen en hergebruiken is de snelste route. Bewaar uw laatst ingevulde UEA als sjabloon, werk de cijfers elk jaar bij en controleer bij elke nieuwe opdracht alleen wat anders is. Wie zes keer per jaar Europees inschrijft, zal merken dat het formulier steeds minder werk is.

De grootste tijdwinst zit eerder: in het tijdig vinden van opdrachten die bij u passen. In Tenderwacht bewaart u een zoekopdracht met trefwoorden, CPV-codes en regio, en krijgt u een mail zodra er iets verschijnt, met de sluitingsdatum erbij. Dan hebt u genoeg tijd om het UEA zorgvuldig in te vullen. Maak gratis een account aan en stel uw eerste tenderalert in.