Geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden: wat u moet weten

Voordat een inkoper uw plan of prijs bekijkt, controleert hij of u mag meedoen en of u de opdracht aankunt. Dat gebeurt aan de hand van twee soorten eisen die vaak door elkaar worden gehaald: uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Hier verliest het MKB de meeste inschrijvingen, nog voordat de inhoud ter sprake komt. Dit artikel legt uit wat het verschil is, waar u op moet letten en wanneer u beter niet kunt inschrijven.

Het verschil in één zin

Uitsluitingsgronden gaan over wie u bent en wat u in het verleden hebt gedaan. Geschiktheidseisen gaan over wat u kunt: of uw bedrijf financieel gezond genoeg is, de juiste ervaring heeft en de juiste bevoegdheden. Beide zijn een drempel en geen beoordeling. U voldoet eraan of u voldoet er niet aan, en er zijn geen punten te verdienen. Pas daarna volgen de gunningscriteria, waarover u meer leest in het artikel over aanbesteding winnen als MKB.

Uitsluitingsgronden

De Aanbestedingswet kent twee soorten uitsluitingsgronden: dwingende en facultatieve. Bij een dwingende grond moet de inkoper u uitsluiten, bij een facultatieve grond mag hij het. Welke facultatieve gronden hij toepast, staat in de aanbestedingsstukken.

Dwingende gronden hebben te maken met een onherroepelijke strafrechtelijke veroordeling, bijvoorbeeld voor deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude, witwassen of terrorisme. Ook het niet betalen van belastingen of sociale premies kan een reden zijn om u uit te sluiten, al gaat het daarbij om een vastgesteld bedrag dat onbetaald is gebleven. Facultatieve gronden zijn onder meer faillissement of surseance van betaling, ernstige beroepsfouten, het verstrekken van onjuiste informatie en een eerder contract dat door uw schuld is beëindigd.

Een uitsluiting geldt niet eeuwig. In de regel is de periode beperkt tot enkele jaren na het feit of de veroordeling. Lees in de stukken welke periode de inkoper hanteert.

Heeft u iets op uw naam staan, dan is niet alles verloren. Met zelfreiniging laat u zien dat u maatregelen hebt genomen: u hebt de schade vergoed, de feiten opgehelderd en ervoor gezorgd dat het niet opnieuw gebeurt. De inkoper beoordeelt dat zelf en moet zijn beslissing motiveren. Meld dus liever eerlijk met uitleg dan dat u iets verzwijgt. Een onjuiste verklaring is een uitsluitingsgrond op zich.

Geschiktheidseisen

Geschiktheidseisen zijn de eisen die de inkoper stelt aan uw vermogen om de opdracht uit te voeren. De wet noemt drie terreinen: beroepsbevoegdheid, financiële en economische draagkracht, en technische en beroepsbekwaamheid.

Beroepsbevoegdheid betekent in de praktijk dat u staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel voor de juiste activiteiten, of dat u een vereiste vergunning of certificering hebt. Financiële draagkracht wordt meestal getoetst met een minimale jaaromzet, soms met een verzekering of een goed ratio uit de jaarrekening. Technische bekwaamheid gaat over ervaring: referentieprojecten van vergelijkbare omvang en inhoud, de opleiding van uw mensen en uw materieel.

Die eisen moeten volgens de wet gerelateerd en evenredig zijn aan het voorwerp van de opdracht. Een kleine gemeentelijke opdracht rechtvaardigt geen eis van tien referenties. De Gids Proportionaliteit helpt inkopers hierbij en inschrijvers kunnen hem gebruiken als argument.

De omzeteis: maximaal drie keer de waarde

De bekendste regel gaat over omzet. Een eis aan uw jaaromzet mag niet hoger zijn dan drie keer de geraamde waarde van de opdracht, tenzij de inkoper dit zwaarwegend motiveert. Bij een opdracht van 200.000 euro mag hij dus in beginsel hooguit 600.000 euro jaaromzet eisen. Staat er meer, dan loont het om een vraag te stellen of de eis te laten aanpassen. Stel die vraag ruim voor de sluiting, in de nota van inlichtingen: na de gunning is het te laat. Het is een van de grootste kansen die kleine inschrijvers hebben, omdat een deel van de inkopers de grens niet ziet.

Let ook op welk jaar telt. Vaak vraagt de inkoper de omzet van de laatste een tot drie boekjaren. Een jong bedrijf kan dan toch meedoen als het kan aantonen hoeveel het sinds de start heeft omgezet, tenzij de stukken anders bepalen.

Samen inschrijven om toch aan de eisen te voldoen

Voldoet u zelf niet aan alle geschiktheidseisen, dan kunt u een beroep doen op de draagkracht van een andere onderneming, of u schrijft in als combinatie. U laat dan zien dat die partij de middelen werkelijk ter beschikking stelt, bijvoorbeeld met een schriftelijke toezegging. De inkoper mag verlangen dat die partij met u hoofdelijk aansprakelijk is. Bij een Europese procedure vult elke partner een eigen UEA in, zoals uitgelegd in onze gids over het UEA invullen.

Zo gaat u er in de praktijk mee om

Lees de eisen eerst, voordat u aan de inschrijving begint. Hoe u de stukken doorloopt, staat in ons artikel over het bestek lezen. Maak een lijstje met per eis een ja, nee of misschien. Bij een nee op een knock-outeis stopt u of lost u het op, bijvoorbeeld met een partner. Bij een misschien stelt u een vraag.

Zorg verder dat uw gegevens op orde zijn: een recent uittreksel uit het Handelsregister, verklaringen van de Belastingdienst, uw jaarrekening en een lijst referenties met opdrachtgever, bedrag, periode en contactpersoon. Europese procedures kennen vaak hogere eisen dan nationale. De grenzen daarvoor vindt u bij de drempelbedragen.

De snelste winst zit in het kiezen van opdrachten waar u vanzelf aan voldoet. Met Tenderwacht bewaart u een zoekopdracht op trefwoorden, CPV-codes en regio en krijgt u een mail zodra er een passende aanbesteding verschijnt, met de sluitingsdatum erbij. Maak gratis een account aan en stel uw eerste tenderalert in.